Трудовая книжка работника в 2021 году

Трудовая книжка работника в 2021 году

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Совет: Как вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1 – заполнение формы СЗВ-ТД

Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года, все работодатели обязаны формировать ЭТК на каждого работника и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст.3 ФЗ от 16.12.2019 г. N 439-ФЗ).

Несмотря на то, что программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (Редакция 3.1) уже поддерживает функционал ЭТК и автоматизирует процесс работы с ними, у работодателей остается множество вопросов по оформлению операций.

В статье мы рассмотрим следующие вопросы:

Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления

Для целей отчетности была введена форма Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД). Порядок заполнения формы и представления ее в территориальный орган ПФР утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019г. N730п. В соответствии с ним форма СЗВ-ТД:

• представляется, начиная с 1 января 2020 года, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности;
• является документом персонифицированного учета;
• заполняется отдельно на каждого сотрудника на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе);
• заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение с работы;
• подано зарегистрированным лицом заявление о порядке ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде;

• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. В случае если численность работающих у него зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять СЗВ-ТД на бумажном носителе.

При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

В программе 1C:Зарплата и управление персоналом 8, (редакция 3.1.13.120), Форма СЗВ-ТД и другие документы, связанные с ЭТК находятся в разделе Кадры, подраздел Электронные трудовые книжки.

Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки

В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Заявление заполнить и провести. Затем, по кнопке Печать выводим на печать Уведомление сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве.

И Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ

Эти два документа отдаем на подпись сотруднику.

В документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД отразится полученное заявление. В документе отражаются все операции по всем сотрудникам за отчетный период.

Информацию можно детализировать по каждому сотруднику. Для этого предназначен список Мероприятия, который собирает все операции из СЗВ-ТД.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей. Этот отчет теперь можно будет сдать в ПФР в бумажном виде, или отправить через сервис 1С-Отчетность.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника

Вернемся немного назад и примем на работу сотрудника Электронова И.И. В кадровые документы разработчики добавили флаг Отразить в трудовой книжке, который автоматически отражает документ в СЗВ-ТД. При создании документа Прием на работу Флаг активирован автоматически – снимать его не нужно.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Прием на работу.

Мероприятие по приему сотрудника Электронова И.И.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника

Как и в предыдущем случае, в документе Увольнение обязательно должен быть установлен Флаг Отразить в трудовой книжке. При создании документа Флаг устанавливается программой автоматически.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Увольнение.

С релиза 3.1.13.120, если до момента увольнения по сотруднику в 2020 году не было отражено в программе ни одного мероприятия, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя отражаются в СЗВ-ТД автоматически (необходима проверка и контроль).

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Вычетову И.П.

Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника

В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.

Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Кадровый перевод.

Мероприятие по кадровому переводу сотрудника Отпускниковой Н.А.

В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Отпускниковой Н.А.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Актуальный пример заполнения трудовой книжки — раздел «Сведения о работе»:

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

• порядковый номер записи;
• дату приема (арабскими цифрами);
• саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
• дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Переход на электронные трудовые книжки

Татьяна Гежа,
главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»

Вот и свершилось то, о чем шли разговоры и давались обещания еще с 2010 года. 16 декабря 2019 года Президент подписал два закона о переходе на «электронные трудовые книжки»:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В Трудовой кодекс введена новая статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности»

По сути, «сведения о трудовой деятельности» и есть «электронная трудовая книжка», о которой так много говорят.

Итак, в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с 01.01.2020 года каждый работодатель формирует в электронном виде и передает в Пенсионный фонд РФ основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.

Под основной информацией о трудовой деятельности каждого работника подразумевается:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид поручаемой работы;
• вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

В соответствии с требованиями Федерального закона № 436-ФЗ сведения о трудовой деятельности работников нужно будет предоставлять в Пенсионный фонд РФ с 01.01.2020 — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место прием, перевод или увольнения. При представлении указанных сведений впервые в отношении работника работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя. Если за целый год у работника не происходило никаких изменений, сведения о трудовой деятельности этого работника по состоянию на 01.01.2020 нужно будет предоставить в ПФР не позднее 15.02.2021.

А с 01.01.2021, в случаях перевода на другую постоянную работу — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод.

В случаях же приема на работу и увольнения работника — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

В информационных ресурсах ПФР, в индивидуальном лицевом счете физического лица, будет создан раздел «Сведения о трудовой деятельности». В этот раздел и будут подаваться данные сведения.

По какой форме подавать?

4 февраля 2020 года вступило в силу вступило в действие Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

Постановлением утверждена форма СЗВ-ТД, а также правила ее заполнения. В целом форма не сложная для заполнения, хотя в некоторых столбцах нужно будет указывать дополнительную информацию. Так, в правилах заполнения представлен классификатор вида мероприятий, которые в виде кода нужно будет указывать в столбце «Сведения о приеме, переводе, увольнении»:

Если работник принимается на работу в январе 2020 года, то в форме будет указано только одно кадровое мероприятие — прием на работу в 2020 году.

Если же работник увольняется или переводится.

Например, 20.01.2020 работник Сидоров В. В. увольняется из организации «Ромашка» по собственному желанию. В соответствии с п. 1.7. Постановления, при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 01.01.2020 у данного страхователя. Например, это был только прием на работу. Тогда форма будет выглядеть таким образом:

В каком виде подается отчетность – бумажном или электронном?

В соответствии с п. 1.9. Постановления, в случае если численность работающих у страхователя зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять форму СЗВ-ТД на бумажном носителе. Если же численность свыше 25 лиц, страхователь подает СЗВ-ТД только в электронном виде.

Подготовить «сведения о трудовой деятельности» можно будет через бухгалтерскую или кадровую программу, и отправить в ПФ РФ, используя программу по сдаче электронной отчетности. В ближайшее время (конец января-начало февраля) обновления будут сделаны во всех программах. Также Пенсионный фонд обещает создать электронный сервис по подаче данной отчетности, которым возможно будет пользоваться бесплатно.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

В дальнейшем, каждый работник должен определиться, как работодатель должен учитывать его трудовую деятельность:

• в бумажной трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ);
• в электронной форме (сведения о трудовой деятельности, ст. 66.1 ТК РФ).

Для этой цели работодатель по 30.06.2020 должен будет представить всем работникам уведомление о предстоящих изменениях и с просьбой о написании заявления, в каком виде работник хочет продолжать учитывать его трудовую деятельность. По логике закона № 439-ФЗ, заявление должно быть написано каждым работником.

Например, уведомление может выглядеть вот так:

Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде:

Образец заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде:

Информацию о том, какое заявление предоставил работник, также нужно отразить в форме CЗВ-ТД и предоставить в ПФ РФ. Например: Работник Сидоров В. В. подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде 01.06.2020. При этом, по состоянию на июнь 2020 года никаких изменений у работника нет, продолжает работать на тех же условиях, что и ранее. Значит, отдел кадров должен подать в июле 2020 года по данному работнику CЗВ-ТД, в которой нужно указать, какое заявление написано работником и указать дату данного заявления, а также отразить в форме последнее кадровое мероприятие сотрудника в этой организации по состоянию на 01.01.2020 года, если в 2020 году таких мероприятий не было.

В дальнейшем информация о поданном работником заявлении будет храниться в информационных ресурсах ПФР, в индивидуальном лицевом счете физического лица, в разделе «Сведения о трудовой деятельности». Если по какой-то причине работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, то есть в бумажном виде.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ), это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. (п. 2 ст. 4 закона № 439-ФЗ).

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ), в дальнейшем будет иметь право подать работодателю этому, или другому, письменное заявление о ведении сведений о его трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Если же работник написал заявление о ведении работодателем его сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ), и работодатель выдал ему на руки его трудовую книжку, передумать и вернуться на ведение трудовой книжки в бумажном виде он уже не сможет.

Лицам, которые поступают на работу после 31.12.2020, открывать и вести бумажную трудовую книжку уже будет нельзя. У таких работников, по умолчанию, сведения об их трудовой деятельности будут вестись сразу же в электронном виде. Лица, которые замещают государственные и муниципальные должности, должности государственной гражданской и муниципальной службы, а также осуществляют другие виды профессиональной служебной деятельности и на которых ведутся трудовые книжки, имеют право в порядке, установленном настоящей статьей, сделать выбор между продолжением ведения их трудовых книжек или предоставлением им сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если по какой-то причине работник не имел возможности по 31.12.2020 подать работодателю одно из письменных заявлений, он будет иметь право сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам также относятся и те, кто по какой-либо причине по состоянию на 31.12.2020 года не состоял в трудовых отношениях.

Где работник может получить сведения о его трудовой деятельности?

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении в день прекращения трудового договора. (ст. 66.1 ТК РФ).

В какой форме работодатель должен предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности?

На данный момент разработан проект Приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» (по состоянию на 20.12.2019).

Как оформить трудовую книжку несовершеннолетнему

Право на трудоустройство у граждан РФ наступает раньше, чем совершеннолетие. Несовершеннолетними считаются подростки до 18 лет. Единственное условие, при котором подросток может устроиться работать, это разрешение родителей, а для тех, у кого их нет, разрешение опекунов.

Важно! Подростковый труд должен быть легким. Принимать на работу детей можно с 14 лет. Это законно. Привлекать к труду детей более раннего возраста можно в случае их работы в области кинематографа, профессионального спорта и циркового искусства. В этом случае нужно соблюсти ряд условий, но все же такой труд реален. Работники, которым еще нет 18-ти лет, имеют сокращенный рабочий день, каждый год проходят медкомиссию, которую оплачивает работодатель. Им запрещено работать сверхурочно и в ночные смены.

Если к вам на предприятие устраивается работать подросток с 14 лет, то сотрудник отдела кадров должен знать, что трудовая книжка в этом возрасте оформляется точно так же, как и для совершеннолетних сотрудников.

В рамках трудового законодательства, поступая на работу, подросток должен подать заявление о выдаче трудовой книжки на имя директора. На основании этого заявления работодатель будет обязан завести на него трудовую книжку. Согласно п. 8 Правил № 225 , документ нужно оформить в течение рабочей недели (5 дней) с момента принятия подростка на работу. Контролем соблюдения правил занимается государственная инспекция труда, которая при обнаружении нарушений может оштрафовать предприятие.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене. С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут. Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

«Как я открыл бизнес по франшизе Zapx и зарабатываю более 140 тыс. руб. в месяц чистыми»

на продаже игровых ресурсов в мобильной игре-бестселлере!

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества: ВКонтакте, Фейсбуке, Twitter, Одноклассниках или Google Plus.