Mactube.ru

Рекламные материалы
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

0Трудовая книжка является официальным документом, записи в который вносятся в определенном, установленном законом порядке. Для фиксации сведений о месте работы сотрудника и занимаемой им должности в ней предусмотрены страницы, размеченные особым образом. Но, т.к. многие граждане меняют работу довольно часто, места для внесения новых сведений об их профессиональной деятельности может не хватить.

В этом случае не стоит заводить новую трудовую книжку (тем более такое деяние запрещено законом) – достаточно оформить вкладыш, являющийся официальным приложением к документу.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

TKN-01_

Порядок оформления вкладыша регулируется нормативным документом, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Согласно его положениям, документ должен быть вшит в трудовую книжку, т.е. прикрепить его с помощью степлера или приклеить работодатель не имеет права. Законодатель не устанавливает место в трудовой книжке, к которому должен быть прикреплен вкладыш, поэтому его можно подшить как в конец документа, что более удобно с точки зрения последующей работы с ним, так и в его середину – в этом случае вшить вкладыш гораздо проще с технической точки зрения.

Бланк документа должен быть изготовлен на специализированном предприятии – не допускается использование вкладышей, изготовленных собственноручно или с использованием компьютерной техники

Как правильно оформить вшитый вкладыш?

vklad-1_

Титульный лист вкладыша должен быть оформлен по аналогии с титульным листом трудовой книжки. На нем должны быть указаны следующие сведения:

  • номер трудовой книжки, в которую вшит документ;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата рождения;
  • образование и основная профессия, полученная им в процессе обучения;
  • дата заполнения документа;
  • подписи владельца книжки и лица, ответственного за ведение документа в организации, где он был оформлен;
  • печать организации.

В трудовой книжке должен быть проставлен специальный штамп, который указывает на то, что к документу был выдан вкладыш. В него необходимо вписать информацию о номере и серии вкладыша. Как правило, штамп ставится на первую страницу документа.

Читайте так же:
Доверенность на взыскание денежных средств

Stamp-05_

Количество вкладышей, которые можно присоединить к трудовой книжке законом не регламентируется, следовательно, их может быть неограниченное количество. Стоит отметить, что для каждого нового приложения в трудовую книжку должен быть поставлен соответствующий штамп.

Нумерация листов вкладыша начинается с числа, следующего за номером последней страницы трудовой.

Распространенные ошибки, возникающие при оформлении вкладышей

Нередко неопытные кадровики допускают следующие ошибки при оформлении документов:

Внесение изменений и правок во вкладыш, заполненный некорректно. Законодатель запрещает вносить исправления в официальные документы, поэтому вкладыш, заполненный с ошибкой, следует утилизировать. Об этой процедуре следует составить акт, а уникальный номер вкладыша вырезать и вклеить в журнал учета официальных документов.

Оформление вкладыша после того, как запись о нем будет внесена в трудовую книжку. В том случае, если вкладыш будет испорчен, его можно утилизировать, но при этом запись с указанием его уникального номера уже будет внесена в официальный документ. Для того чтобы избежать бумажной волокиты с внесением записи о недействительности штампа и регистрацией нового вкладыша, стоит оформить его в первую очередь, после чего зафиксировать этот факт в трудовой.

В оформлении вкладыша для трудовой книжки нет ничего сложного, поэтому справиться с этой процедурой сможет даже человек без специальной подготовки. Законодатель не предъявляет жестких требований к месту, в которое будет подшито приложение, а так же не устанавливает сложных реквизитов, которые необходимо заполнить – как правило, все сведения, необходимые для оформления вкладыша, указаны на титульном листе самой трудовой (за исключением случае, когда человек сменил фамилию или получил образование, степень которого выше, чем у предыдущего).

Кто выдает?

Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них. В то же время, данное правило часто нарушается. Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.

Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.

Читайте так же:
Арест заложенного имущества в пользу третьего лица

В последующем руководитель может:

  1. Выдать документы безвозмездно.
  2. Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
  3. Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.

Как заполнять вкладыш трудовой книжки

Особенности оформления нужно обязательно знать сотрудникам службы персонала. Информация будет полезна всем, работающим по найму, чтобы проверить правильность заполнения формуляра и вовремя обратиться за исправлениями.

Вам также будет интересно:

Общие правила внесения записей в документ

Базовые принципы оформления трудовых книжек при приеме на работу и вкладышей к ним включают:

Все сведения, вносимые во вкладыш, подлежат проверке на действительность. С помощью анкеты специалист кадровой службы обязан выявить: смену фамилии, изменение в уровне образования, получение новой специальности. При предоставлении подтверждающих бумаг работодатель обязан указать актуальные сведения.

Затем менеджер по персоналу:

  • изготавливает копии необходимых документов;
  • подшивает их в досье сотрудника;
  • заполняет первый лист вкладыша.

Оформление титульного листа

Образец титульного листа предполагает наличие герба РФ, номера документа, официального наименования. Отдельной строкой идет указание на недействительность вкладыша без трудовой книжки.

Таблица №1. Сведения главной страницы титульного листа вкладыша трудовой книжки.

НаименованиеКак заполняется
1Фамилия, имя и отчествоУказываются строго в соответствии с паспортом
2Дата рожденияВ формате число/месяц/год
3Информация о полученном образованииЗа основу берутся подтверждающие документы
4Профессия, специальность
5Дата заполненияСтавится текущая дата

Титульный лист вкладыша трудовой книжки

Нумерация страниц

Нумерация новых отметок во вкладыше является продолжением нумерации записей по разделам основного документа.

Например:

Если запись об увольнении, сделанная последней, имела порядковый номер 14, то первая запись в дополнительном бланке при приеме на работу будет вноситься под номером 15. Недопустимо начинать нумерацию снова.

Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.

Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.

Читайте так же:
Делится ли подаренное имущество при разводе

Заполнение разделов 2 и 3 вкладыша трудовой

Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника.

  1. Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
  2. Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
  3. Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.

Раздел 2 и 3 сведений о работе вкладыша трудовой книжки

Постановка штампа и регистрация вкладыша в учетном журнале

Особый статус бланков предполагает отражение их приобретения и использования в приходно-расходной книге, которую ведет бухгалтерия организации. Также факт выдачи формуляра фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, который ведет отдел кадров.

После выдачи вкладыша нужно поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». В штампе прописывается его серия и номер. Строгого предписания, куда ставить такой штамп, законодательство не содержит. Как правило, его ставят на титульном листе основного документа в верхнем углу справа или на обложке с внутренней стороны.

Штамп «Выдан вкладыш» на титульном листе трудовой книжки

При выдаче второго и последующих вкладышей ставится отметка о недействительности предыдущего штампа.

Если соответствующего штампа у работника отдела по работе с персоналом нет, то:

  1. Можно приобрести его как можно быстрее.
  2. Допустимо поставить чернильный штамп. Представляет собой прямоугольник, в котором есть словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер», а также линии для вписывания реквизитов.
  3. Вписать информацию вручную, использовав ручку с синей или черной пастой, указав дату и поставив подпись.

Далее верно оформленный документ нужно вшить в трудовую книжку.

Распространенные ошибки

Как прикрепить вкладыш в трудовую книжкуБезусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии. Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников. Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

  • вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»;
  • вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки;
  • незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.
Читайте так же:
Кто такие брокеры по кредитам

Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Наиболее частые причины порчи вкладыша:

  • внесение недостоверных сведений;
  • неправильная печать (или поставленная не в том месте печать);
  • неразборчивая подпись кадровика;
  • внесение исправлений без заверения их печатью;
  • порча документа в результате механического воздействия на него (намочить, порвать, поджечь и т. д.).

Если неверные сведения вносятся в титульный лист документа, испорченный вкладыш изымается и вместо него заполняется новый. В этом случае расходы за новый бланк несет работодатель, так как порча произошла по его вине.

При механической порче документа изготавливается его дубликат. Все сведения о стаже работы сотрудника переносятся из старого вкладыша в новый. Стоимость документа оплачивает работодатель, если порча произошла по его вине. Если вкладыш был испорчен, когда находился на руках у гражданина вместе с трудовой книжкой, стоимость его дубликата оплачивается самим гражданином. Вкладыш заполняется в этом случае по последнему месту работы.

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Трудовая книга и вкладыш

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Читайте так же:
Вывод имущества из под ареста

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где и как регистрируются?

Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата оформления вкладыша.
  3. Ф.И.О владельца документа.
  4. Серию, номер документа.
  5. Должность.
  6. Структурное подразделение.
  7. Подпись ответственного лица.
  8. Роспись работника.

Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector