Универсальный передаточный документ: какие бумаги может заменить

Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате в госбюджет.

Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, который по задумке Федеральной налоговой службы должен являться унифицированным актом, который могут использовать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, отображающие получаемую прибыль и необходимые суммы НДС, вносимые в государственный бюджет.

Форма документа разработана таким образом, что он включает в себя данные, характерные для таких документов, как:

на отпущенный покупателю товар;
• товарный раздел товарно-транспортной накладной на отгрузку и доставку товара покупателю;
• накладная на отпуск товаров или материалов на сторону;
• акт приема-передачи одного или нескольких объектов основных средств, передаваемых от продавца к покупателю.

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

1. Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
2. Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
3. Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

• нумерации УПД;
• подписания УПД;
• внесения исправлений в УПД;
• хранения УПД;
• исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

1. Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Как составить приказ о переходе на УПД

Документ заполняется в произвольном виде. Утверждает приказ руководитель организации. Ознакомьтесь с примерным образцом.

«О переходе на УПД»

№ УП-3/12/2018 от 24.12.2018 г.

Для оптимизации документооборота ООО «Квант» и согласно Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г., Письму Минфина № 03-07-15/41644 от 07.10.13 г. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 01.01.2019 г. в ООО «Квант» ввести для документального оформления реализации товаров вместо составления отдельного счет-фактуры и накладной ТОРГ-12 универсальный передаточный документ УПД.
2. С 01.01.2019 г. использовать при расчетах с покупателями форму УПД, утвержденную учетной политикой ООО «Квант» на 2019 г.
3. Уведомить всех покупателей ООО «Квант» о переходе на УПД в срок до 30.12.2018 г.
4. Назначить ответственным лицом за оформление УПД менеджера ООО «Квант» Иванова И.И.
5. Ознакомить работников с инструкцией по работе с УПД.
6. Назначить ответственным лицом за составление инструкции по работе с УПД главного бухгалтера ООО «Квант» Сергееву М.А.
7. Главному бухгалтеру подготовить уточнения в учетную политику ООО «Квант» на 2019 г.

С приказом ознакомлены:

Генеральный директор ООО «Квант» ___________/Сафонов О.Г./

УПД – с какого числа действует

Рекомендательное Письмо ФНС выпущено 21.10.13 г. Здесь же чиновники перечислили ситуации, в которых допускается использование документа. Перечень является открытым, то есть подразумевает возможность и других случаев применения. С какой даты действует УПД?

Логично предположить, что форму можно составлять с даты ее принятия. Поскольку Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ согласовано с Минфином (Письмо № 03-07-15/41644 от 07.10.13 г.) и доведено до нижестоящих налоговых инспекций, организации вправе оформлять УПД в любой момент с 21.10.13 г. Отдельно нужно помнить о том, что реквизиты счет-фактуры должны соответствовать требованиям Постановления Правительства РФ № 1137. А значит, если обновления бухгалтерских программ в компании не осуществляется, следует самостоятельно изменить сведения в бланке УПД.

Обратите внимание! На настоящий момент действует редакция Постановления № 1137 от 01.02.2018 г. Здесь, в приложении 1, приведена актуальная форма счета-фактуры.

Как работает ЭДО в системе маркировки

Отправитель товара формирует УПД и указывает в нем маркировочные коды, т.е. вставляет в специально предназначенные для этого графы особую последовательность из чисел, букв и символов (формат указан в Приказе ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820@). Далее отправитель подписывает документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью и передает его получателю через ЭДО. Срок оформления и передачи составляет три дня с даты отгрузки, но не позже дня передачи конечному потребителю.

Получатель сканирует товар и проверяет коды. Если никаких ошибок нет, то он подписывает УПД своей электронной подписью, чтобы оператор ЭДО мог сообщить в систему «Честный ЗНАК» о переходе права собственности. Если ошибки выявлены, к примеру, неверно указаны коды маркировки, суммы, количество товаров, то получатель передает отправителю запрос на уточнение информации. В ответном сообщении может прийти УКД или дополнительный УПД.

Необходимо помнить о таких особенностях работы с ЭДО:

(производство, опт, импорт)

Добавить в УПД маркировочные коды

В одном УПД можно ставить коды-агрегаторы (для коробов или палет) или же несколько кодов, которые принадлежат разным товарным группам.

Сверить маркировочные коды на товаре с кодами, указанными в УПД

Существует определенный риск, что поставщик укажет неверные маркировочные коды в УПД или же произведет отгрузку чужого товара. Обработка УПД будет завершена, однако в последующем получатель не сможет продавать поступившие товары, т.к. в системе «Честный ЗНАК» не будет зарегистрировано его право собственности на товары.

Проверить валидность маркировочных кодов

Нужно убедиться в том, что маркировочные коды принадлежат отправителю, они введены в оборот и считываются, т.е. не стерлись и не испачкались.

Убедиться, что контрагент имеет регистрацию в системе «Честный ЗНАК»

Данный момент особенно важен, если отправитель первый раз работает с получателем. Если у него нет регистрации, система не обработает такой УПД, и, соответственно, право собственности на товар не перейдет.

Подписать УПД или отказать в его приеме

После того, как маркировочные коды проверены, получатель должен или подписать УПД, или передать отправителю запрос на уточнение.

Проверить статус обработки документа в системе «Честный ЗНАК»

Нужно всегда контролировать, закончилась ли обработка документов. До ее завершения отправитель все еще имеет право собственности на отправленные маркированные товары, а получатель не вправе их реализовывать.

УПД вместо

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

1. Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
2. Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
3. Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
4. Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН, так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

• Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
• Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
• Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям. После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Кому разрешено использовать

Применение УПД разрешается всем организациям и частным предпринимателям, даже тем, кто освобожден от уплаты НДС. В таком случае, не нужно указывать ставку и сумму налога. Оформление универсального передаточного документа также разрешается при проведении посреднических сделок и отгрузке товара.

УПД можно применять в двух статусах, для чего на бланке слева в верхней части определено место его указания:

• 1 – используется как счет-фактура и как первичный документ;
• 2 – используется только в качестве первичного учетного документа.

Использование лишь в качестве счета-фактуры не предусмотрено. Для этого существует отдельный бланк, который учитывается при расчете НДС.

Проставление статуса несет только информационный смысл, и если в нем случайно будет допущена ошибка, то это не должно послужить основанием для непринятия налога к вычету работниками ФНС.

Какой бланк использовать

Действующий бланк, правила заполнения и подписи УПД в 2021 году закреплены в письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении следует ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.

Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он приводит оба документа в полное соответствие. Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном акте.

Это не унифицированная форма, но она носит рекомендательный характер. Каждая организация вправе видоизменять бланк универсального передаточного акта под свою специфику и условия конкретного государственного контракта. Придерживайтесь правил для счетов-фактур: добавлять ячейки можно, убирать — нельзя. В УПД проставляют все те же реквизиты, которые 402-ФЗ обязывает указывать в первичных регистрах (ст. 9 402-ФЗ).