Mactube.ru

Рекламные материалы
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Фото в личное дело: размеры и требования

Личное дело сотрудника помогает систематизировать информацию о работнике или военнослужащем. В нем содержатся данные о биографии, послужных наградах, достижениях и взысканиях, аттестации и прочее. Документы оформляются в обязательном порядке в военкомате и на государственной службе, многие предприниматели также заводят личные дела на своих сотрудников. Как правильно оформить эту документацию и сделать фото в личное дело – рассматриваем в этой статье.

При заведении личного дела на титульном листе нужно прописать дату начала, фамилию работника и инициалы. Полный перечень документов, входящих в набор, зависит от предпочтений работодателя. Однако некоторые наименования должны присутствовать в обязательном порядке. При заведении дела на гражданской службе перечень должен включать в себя:

  • Анкета сотрудника (заполняется при приеме на работу);
  • Экземпляр трудового договора работника;
  • Ксерокопия первой страницы паспорта;
  • Личная автобиография;
  • Копии диплома или сертификатов о повышении квалификации;
  • Справка о наличии или отсутствии судимости (если предусматривается должностью);
  • Ксерокопии СНИЛС и ИНН;
  • Копия трудовой книжки;
  • При необходимости – справка о прохождении медосмотра;
  • Копия военного билета;
  • Фотокарточка работника;
  • Опись личного дела.

Личное дело ученика заводится с первого класса. Родителям нужно подать в школу заявление на поступление школьника в первый класс, согласие на обработку личных данных, копию свидетельства о рождении и регистрации ребенка. В данном случае нужно предоставить фото формата 3х4. Полный пакет документов определяется руководителем учебного заведения.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

Читайте так же:
Давность привлечения к уголовной ответственности

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Читайте так же:
Генеральная доверенность на дом и землю

Сроки хранения личных дел:

  • личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
  • личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Оформление личного дела работника и образец

Работодатель через сотрудника отдела кадров начинает вести личное дело работника с начала оформления последнего на предприятие или государственное учреждение. Перечень документации не регламентируется на уровне правовых актов за исключением служащих государственных, муниципальных, бюджетных структур и депутатов.

Следовательно, предприятия или организации, нанимающие работника, решают сами, какие документы включать в досье нанятых сотрудников. Стандартное личное дело сотрудника содержит перечень копий следующих документов:

  • паспортную ксерокопию;
  • ксерокопию диплома об образовании, документа о повышении квалификационных качеств;
  • страхового номера индивидуального лицевого счёта;
  • документа о военной обязанности лица (если он таким является) или военного билета;
  • ксерокопию идентификационного номера налогоплательщика;
  • справки о прохождении медицинской комиссии (если этого требует деятельность организации);
  • справку на наличие судимости гражданского лица или неимение таковой;
  • справки о трудовом соглашении между работником и работодателем;
  • резюме;
  • трудовой книжки
  • квалификационную характеристику;

После укомплектования упомянутыми бумагами заполняется бланк листа внутренней описи. Он оформляется для ведения учета. В документ вносятся даты задокументированных данных на работника, помечаются факты изменения документа, изъятий из него копий для конкретных нужд.

Возможно изменение перечня упомянутых документов. В зависимости от кадровой политики осуществляемой предприятием, из дела могут изыматься не актуальные справки и бумаги либо оно дополняется новыми документально оформленными копиями.

Опись документов ведется для учета всей документации содержащейся в деле. Описной бланк с пунктами для заполнения, содержание которых можно менять в зависимости от организации, можно купить или заказать через интернет.

Читайте так же:
Доверенность на представление интересов в полиции образец

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

  • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
  • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

Инструкция по заполнению

  1. Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
  2. Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
  3. Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
  4. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Ответ на запрос о личном деле

Ответ на запрос должен прийти в течение месяца. Позвоните в организацию и узнайте, что произошло с запросом, если ответ не пришел. Напоминайте о себе сотрудникам предприятия.

 Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1850, 1856 годы

Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1850, 1856 годы

Чаще всего сотрудники отдела кадров идут на встречу и высылают в ответном письме копии сохранившихся документов из личного дела.

Читайте так же:
Как правельно написать заявления на принятия отсовство

Архив обязан ответить в течение 30 дней на запрос. В зависимости от периода, в который работал ваш родственник, а также от уровня секретности организации, архив или предприятие могут попросить подтверждение вашего родства.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector