Mactube.ru

Рекламные материалы
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сыграть на опережение: как не допустить появления просроченной «дебиторки»

Сыграть на опережение: как не допустить появления просроченной «дебиторки»

Компания должна начинать работать с дебиторской задолженностью не в момент, когда контрагент не оплатил счёт, а гораздо раньше – ещё на этапе переговоров. Так считает Дмитрий Ткаченко, бизнес-тренер, специализирующийся на продажах и работе с «дебиторкой». О том, как предотвратить появление просроченных задолженностей, Дмитрий Ткаченко рассказал в своей книге «Сбор долгов без судов». С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем ряд важных практических рекомендаций из неё.

Сбор долгов без судов

Когда договор подписан, продукция отгружена, услуга оказана, наступает период предусмотренной договором отсрочки платежа, в течение которого дебиторская задолженность не является просроченной. Какие основные задачи на этом этапе стоят перед сотрудником, отвечающим за работу с долгами? Их несколько.

Задача № 1: Правильно оформить документы

Продавцы часто относятся к договору и иным бумагам как к формальности для бухгалтерии, не вполне понимая, что халатное отношение к документам может сделать невозможным взыскание долга.

Как-то на одном из тренингов по работе с долгами ко мне подошла участница и рассказала, что у её организации есть должник, который отказывается погасить долг в несколько миллионов рублей более двух лет. Что делать? Мой первый уточняющий вопрос был таким: «Почему вы не судитесь?» В ответ она потупила глаза и сказала, что у организации нет документов, подтверждающих факт поставки. Моё резюме на её слова было кратким: «Это не они вам должны, а вы им сделали подарок».

Задача № 2: Получить обратную связь об удовлетворённости поставкой

Дело в том, что некоторые клиенты для затягивания оплаты используют простой манипулятивный приём: находят повод для придирки, но не сообщают об этом поставщику, пока тот не позвонит с вопросом об оплате. Тогда должник разыгрывает спектакль: «И после того, как вы поставили некондицию (не соблюли сроки, привезли не ту номенклатуру и т.п.), у вас хватает наглости звонить и спрашивать об оплате?! Будем платить так же, как вы нам поставили!»

Часто это именно манипулятивный приём. Чтобы не дать его реализовать, нужно получать обратную связь от клиентов об удовлетворённости поставкой и сразу решать все спорные вопросы.

Один из способов подстраховать себя — включить в счёт фразу: «Полная или частичная оплата этого счёта говорит о принятии товара по количеству, качеству и ассортименту».

Задача № 3: Сделать звонок за три дня до даты платежа

Это необходимо, чтобы уточнить факт внесения в график платежей и напомнить об оплате.

Приведу пример эффективного решения этой задачи. Дистрибьюторская компания, занимающаяся поставкой снеков в розничные торговые точки, ввела должность кредитного контролёра, одной из функций которого был обзвон клиентов за три дня до даты платежа и уточнение информации о внесении суммы долга в график платежей компании должника.

Результатом такой работы стало сокращение вдвое краткосрочной просроченной дебиторской задолженности клиентов, плативших по безналу. Показатель был достигнут благодаря тому, что, если в торговой точке теряли счёт или обнаруживались другие причины, мешавшие своевременно осуществить платёж, их устраняли в течение трёх дней, и торговая точка успевала заплатить вовремя. До введения должности кредитного контролёра организация начинала контактировать с должником лишь в день, когда платёж не приходил. Вследствие этого минимум один-два дня уходили на решение технических вопросов. Руководство организации подсчитало, что затраты на зарплату нового сотрудника с лихвой окупаются за счёт сокращения краткосрочной просрочки.

Читайте так же:
Как правильно оформить отказ от наследства в 2022 году

В обязательном порядке звоните рисковым клиентам за три дня до платежа, для того чтобы узнать о включении в очередь на оплату. И не стесняйтесь говорить «спасибо» компаниям, точно и в срок выполняющим свои обязательства. Это можно сделать письмом или разместив «белый список» поставщиков у себя на сайте. Если у компании, находящейся в таком списке, возникнет выбор, кому из поставщиков заплатить, а кто подождёт, то при прочих равных нежелание покинуть такой список может оказаться решающим в вашу пользу.

Серьёзной ошибкой является проведение проверки контрагента только один раз — в начале сотрудничества. Необходимо вести регулярный мониторинг ситуации. Например, с помощью информационных систем (таких как «СПАРК-Интерфакс», «Глобас» и другие). Многие из них имеют функцию, которая так и называется — «Мониторинг». После внесения контрагента в список для мониторинга при появлении любой новой информации о нём в базе (смена директора/учредителей, изменение уставного капитала, смена юридического адреса, иски, реорганизация и т.д.) вам на электронный адрес придёт письмо с информацией об изменениях. Таким образом, вы получите возможность проверить поступивший сигнал — не является ли это действие первым шагом к «сливу» организации.

Перечислю основные индикаторы, которые нужно отслеживать при текущем мониторинге.

1. Смена директора, учредителей.

2. Реорганизация и смена юридического адреса.

3. Смена фактического адреса.

Эти три параметры важны, так как часто являются первыми шагами после принятия решения о «сливе» организации.

4. Смена главного бухгалтера. Чрезмерно частая смена главных бухгалтеров может говорить или о дурном нраве генерального директора, работать рядом с которым сложно, или о том, что в организации происходят события, нести субсидиарную ответственность за которые главный бухгалтер не хочет.

5. Сокращение оборота (по налоговой отчётности). В ряде случаев может означать, что основной оборот потихоньку переводится на новое юрлицо, а действующее может быть через какое-то время «брошено».

6. Возникновение проблем у партнёров клиента.

7. Потеря ключевых сотрудников.

Эти причины иного рода. По сути, это риски ведения бизнеса организацией, в случае возникновения которых проблемы по цепочке возникнут и у вас.

8. Частые, большие по сумме или критические по типу иски к компании. Если к компании много претензий, то у неё либо проблемы с выполнением договоров, либо недостаточная платёжеспособность, либо другие контрагенты что-то знают и фиксируют наличие задолженности в суде перед началом процедуры банкротства. Критические типы исков: банкротство, споры о ключевых активах (недвижимость, доли в других компаниях), споры между акционерами/собственниками.

9. Большие или критические исполнительные производства в отношении компании. Большая сумма исполнительного производства подтверждает наличие крупного долга, который компания не смогла погасить. Если кроме долга взыскивается ещё и исполнительский сбор — значит, денег нет совсем, даже когда долг уже попал к приставам, так как такой сбор появляется, если не исполнить требования исполнительного листа вовремя.

Критические долги — это задолженность по зарплате, налогам, долги по кредитам перед банками. Такую задолженность стараются погасить, если есть возможность, так как она грозит не только штрафами и пени, но и правовыми последствиями, вплоть до уголовной ответственности руководителя.

Читайте так же:
Как оформить развод если дети взрослые

10. Смена стационарных телефонов на мобильные. Переход в «мобильный режим» может быть способом оптимизировать доступность сотрудников, но иногда является шагом к исчезновению. Часть этой информации имеется в платных базах, однако в основном её можно получить, только регулярно общаясь с представителями контрагента и «держа руку на пульсе» происходящих у него событий.

Подробнее о том, когда и как компании работать с дебиторской задолженностью, читайте в книге Дмитрия Ткаченко «Сбор долгов без судов» .

Biz360.ru

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

В том числе рекомендуется предусмотреть разделы, устанавливающие:

  1. Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:
  • общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
  • классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной — в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.
  1. Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:
  • о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
  • по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
  • иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.
  1. Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:
  • устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой — юридической службе и руководству;
  • описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.
  1. Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:
  • порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
  • порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
  • порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).
  1. Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.
  1. Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.
Читайте так же:
Выплата фсс при рождении ребенка

Как организовать систему управления дебиторской задолженностью, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Сокращение дебиторской задолженности

Такое понятие как величина дебиторской задолженности имеет существенное значение для финансового состояния предприятия. На нее обычно влияет:

  • объем продаж и та часть в нем, которая реализуется с отсрочкой платежа;
  • условия осуществления расчетов с покупателями;
  • процедура возврата долга.

Для сокращения долга финансовые специалисты компаний используют следующие методы:

  1. Разработка методов продаж, которые имеют механизм гарантированного поступления оплаты.
  2. Определение конкретного лимита дебиторской задолженности.
  3. Разработка различных скидок и льгот для некоторых групп покупателей.
  4. Использование ускоренного процесса взыскания долгов.
  5. Постоянная оценка выгоды, которая была упущена вследствие неиспользования этих средств.
  6. Контроль соотношения дебиторской и кредиторской задолженности предприятия.
  7. Отслеживание возникновения недопустимых разновидностей дебиторской задолженности.
  8. Прогноз поступления средств от должников.
  9. Осуществление оценки реального размера задолженности.

Осуществление контроля

Если говорить о методах и инструментах, используемых для контроля дебиторской задолженности, то становится ясно, что они совершенно разные по своей природе. Ключевым фактором успешного сотрудничества на данных условиях является своевременное осуществление необходимых действий в рамках установленного документооборота.

То есть, компания-поставщик обязана в указанные сроки выставить покупателю счет, который тот должен оплатить на условиях дебиторской задолженности. Кроме того, покупателя необходимо известить о контроле за оплатой по данному счету.

Контроль дебиторской задолженности крайне важен в тех случаях, кода речь идет о длительных взаимоотношениях между партнерами. Такой долг может сохраняться очень долго, что влечет за собой различные бюрократические трудности. Дело в том, что каждый этап продления задолженности требует определенного документального оформления.

Финансовые специалисты организации обязаны просчитывать любые перспективы дебиторской задолженности, анализируя создавшуюся ситуацию. На практике компания-поставщик рассчитывает короткий, средний и длительный временной отрезок сохранения дебиторской задолженности.

Также существует такое понятие, как реестр старения задолженности, которое включает механизмы взыскания долга с компаний-покупателей и т. д. Он содержит всю информацию, необходимую для дальнейшего заключения договоров с такими организациями. Те компании, которые имеют минимальные нарушения по дебиторской задолженности, получают более гибкие условия оплаты за последующие заказы.

Должник отказывается платить

Любой долг со стороны клиента для производителя – это огромный риск, так как гарантировать возврат денег достаточно непросто. Многие компании сталкиваются с тем, что при взыскании денежных средств покупатель находится в состоянии банкротства или ликвидации.

За счет чего можно сократить дебиторскую задолженность? Фото:intaris.ru

На этой стадии вернуть свои денежные средства достаточно затруднительно, а иногда и невозможно. Во-первых, потребуется привлечение дополнительных специалистов, а во-вторых, взыскание может затянуться на неопределенный срок.

Нередко кредиторы продают такие задолженности соответствующим организациям, которые занимаются взысканием долгов профессионально. На этом этапе руководителю компании-поставщика следует учесть, что услуги таких фирм требуют дополнительных вложений.

Чаще всего они берут определенный процент от суммы, которую следует получить от должника. Поэтому важно просчитать разницу, которая возникнет при обращении к специалистам и самостоятельном взыскании средств.

К тому же, решение суда, вынесенное в пользу истца, не означает, что должник выплатит средства. Он может игнорировать свои обязательства и дальше, особенно, если находится на стадии ликвидации. В этой ситуации кредиторы нередко обращаются к судебным приставам, которые при возможности заставляют должника оплачивать необходимые средства путем продажи собственного имущества.

Читайте так же:
Как получить имущественный налоговый вычет при продаже квартиры

Страхование долга

К страхованию прибегают те фирмы, которые уже имеют печальный опыт невозврата этих средств по самым разным причинам. Несмотря на свои несомненные преимущества, процедура страхования подразумевает дополнительные расходы, которые могут позволить себе не все компании.

Как сократить дебиторскую задолженность, на примере компании, смотрите в этом видео:

Поэтому перед осуществлением этого процесса следует учитывать стоимость страховки и убытков, которые могут возникнуть в результате отсутствия оплаты со стороны должника. Обычно страхование как способ гарантирования получения средств используется тогда, когда речь идет о крупной сделке.

Успешное использование дебиторской задолженности возможно только в том случае, если в компании есть высококвалифицированные специалисты. Без учета возможных рисков, наличия опыта и привлечения дополнительных средств в случае необходимости любой долг может стать для предприятия огромной проблемой. Поэтому так важен контроль существующих кредитов и разработанный механизм их взыскания.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 бесплатно!

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
— менеджер клиента
Используемые документы:
— письмо напоминание об оплате
— событие в crm о звонке клиенту и результате общения

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают:
— менеджер клиента
Документы:
— письмо просьба исполнить обязательства по договору
— событие в crm о звонке клиенту и результате общения
— опционально — блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт "как задумано". Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня
Работают:
— руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
— письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
— событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

Читайте так же:
Ложные сведения в суде — советы адвокатов и юристов

4. Оплата просрочена на 10 и более дней.
Работают:
— юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки — подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

Формула расчёта коэффициента соотношения

Наблюдение за дебиторским и кредитным долгом невозможно без специального инструмента. Для получения точных данных нужно использовать формулу соотношения дебиторской и кредиторской задолженности. Выглядит она следующим образом:

К = Сумма дебиторской задолженности / Сумма кредиторской задолженности.

Формулу коэффициента вычисляют на текущий момент. Чтобы оценить темп развития предприятия, нужно проверить показатели за прошлый период. Так будет виден прогресс или регресс.

Важно, чтобы получаемый показатель был в рамках нормы. Если нет, это повод для беспокойства руководителей.

Помимо описанной формулы, дополнительно нужно определить долю заёмных и собственных средств компании. Это даст возможность сделать более достоверное соотношение текущего финансового положения.

Что, если соотношение отклоняется от нормы

Отклонение коэффициента от нормы – не редкость. Оно может быть как в большую (выше единицы) сторону, так и в сторону понижения.

Обе ситуации имеют свои особенности, которые мы разберем подробнее.

Больше нормы

Коэффициент больше единицы говорит об успешности политики предприятия, правильности распределения активов, понимания руководством экономической ситуации. Однако расслабляться не стоит. Увеличение коэффициента говорит о выводе капитала компании, а значит, при таком положении дел ей может понадобиться кредитование.

Не стоит сбрасывать со счетов риски, связанные с несвоевременным исполнением дебиторами долговых обязательств перед компанией.

Заключать соглашения о поставке товаров и услуг лучше с залоговым обеспечением, чтобы минимизировать риски.

Если коэффициент выше двух и этот показатель отмечается в течение нескольких контрольных периодов, имеет смысл задуматься о смене партнеров и рассчитать, насколько целесообразна выемка оборотных средств компании.

О корректности использования оборотного капитала, а также о необходимости менять контрагентов говорят, когда коэффициент превышает отметку в две единицы.

Оптимальным считается превышение нормы до значения в 1,5-2.

Меньше нормы

Такое положение дел говорит о серьезном кризисе. Долги в этом случае существенно превышают доходы, компания не может в полном объеме рассчитываться по займам, и они становятся запущенными. Нечем рассчитываться и с сотрудниками предприятия. Сохранение такой ситуации в течение длительного времени приводит к банкротству компании.

Причина снижения коэффициента – грубые ошибки в экономической политике организации, слабый анализ финансовых обязательств или его полное отсутствие.

Следствие ошибок в экономической политике компании – падение ее ликвидности. Чтобы выйти из кризиса, нужно прекратить внешнее финансирование фирмы, снизить себестоимость услуг или товаров и добиваться прибыли за счет увеличения объемов их продаж.

Имеющиеся ресурсы и средства компания должна расходовать предельно рационально, а также следить за своевременностью расчетов с контрагентами.

Выйти из ситуации и стабилизировать соотношение КЗ и ДЗ можно только пользуясь перечисленными мерами в комплексе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector